マカスケ現場の請求漏れを防ぐには？
月末を半日にしない仕組み
請求漏れは、記憶力の問題ではありません。「書き写す回数が多すぎる」ことから起きています。
年に何回か、月末に「あの現場、請求し忘れてた」が見つかる。金額の大きい現場だと、ひやりとします。真面目に仕事をしているのに、なぜ請求漏れは起きるのでしょうか。答えは、担当者の記憶力ではなく、同じ現場の情報を何回も書き写していることにあります。
1. なぜ請求漏れは起きるのか（書き写しのすき間）
現場の予定は、ホワイトボードに書かれます。職人さんへは電話やメッセージで伝えます。月末になると、その記憶とホワイトボードの写真を頼りに、Excelへ打ち込みます。そして請求書ソフトへ、もう一度。——同じ現場の情報が、多いときは四回、別々の場所を移動しています。
この「書き写し」が一回増えるごとに、抜ける確率が上がります。特に落ちやすいのは、次のような現場です。
- 急な差し込みで入った、予定表に載りきらなかった現場。
- 追加の作業が発生したのに、当初の金額のまま請求してしまった現場。
- 担当者が変わった、または休んだ日にあった現場。
どれも、人が悪いのではありません。情報が一箇所にまとまっていれば、そもそも書き写す必要がなく、落ちようがないのです。
2. 今すぐできる、漏れを減らす3つの習慣
道具を変えなくても、明日から効く工夫があります。
① 予定を入れた瞬間に、金額もメモしておく
「あとで入れる」は、たいてい入りません。現場を決めたその場で、おおよその金額まで一緒に書いておくと、月末に思い出す作業が消えます。
② 追加作業は、その日のうちに書き足す
「材料を足した」「もう一日かかった」は、現場を離れると忘れます。追加が出たその日に書き足す癖をつけると、当初金額のまま請求する取りこぼしが減ります。
③ 月末にゼロから思い出さず、予定表から拾う
記憶から請求書を起こすのをやめて、予定表を頭から順に見て「これは請求した／まだ」を一つずつ確認する。これだけで、抜けはかなり減ります。
3. 根本からなくすなら「予定と請求を一本にする」
習慣で減らせる漏れには限りがあります。根本からなくすには、予定を書いた場所が、そのまま請求の場所になっているのがいちばんです。
予定に現場と金額を入れておけば、月末にはその一覧が請求の下書きになります。書き写しがゼロなら、書き写しのすき間から落ちる現場もゼロです。月末に記憶とExcelを突き合わせて半日かけていた作業が、予定を順に確認して数分、という形に変わります。見積を先に作っておけば、見積から予定、予定から請求まで、金額が一本の線でつながります。
4. 請求のあとに残る、もう一つの落とし穴（入金）
請求書を出して終わり、ではありません。「出したはずの請求が、入金されていない」——これも、別の台帳で管理していると見落とします。請求と同じ画面で「入金済み・未入金」がチェックできると、消し込みのための表を別に作らずに済み、回収の遅れにも早く気づけます。
書いた予定が、そのまま請求書に。
予定に入れた現場が、月末には請求書の下書きになっています。見積づくりも、入金のチェックも同じ画面。まずは登録なしで、実際の画面を触ってみてください。
30日、無料でためすマカスケは、建物メンテナンス会社の日常業務の中から生まれ、開発元の現場で毎日使われている道具です。料金は30日の無料期間のあと、月4,980円（税込・人数無制限・全機能）の一本です。初期費用も解約金もありません。