機能詳細 — 見積・請求・入金
月末23時のExcelを、終わらせる。
請求書づくりが半日仕事になるのは、予定と請求が別々の場所に書かれているからです。
マカスケでは、予定に入れた現場が、そのまま請求書の下書きになります。月末にやるのは、期間と請求先を選ぶことだけ。
転記がないから、請求漏れは「気をつける」ものではなく、「起きない」ものになります。
建物メンテナンス会社の日常業務から生まれ、開発元の現場で毎日実際に使われています。
無理な営業のお電話はいたしません。
いままでの月末。
請求書づくりの夜、
何を見ながら作っていますか。
机の上に、ホワイトボードを撮った写真と、Excelの予定表と、先月の請求書の控え。それと、自分の記憶。
「20日の中央ビル、あれは先方持ちだったか、うちの請求だったか」。手が止まるたびに、電話で誰かに確かめたくなる時間ではもうない。
そして年に何回か、請求し忘れた現場が見つかります。見つかるのはだいたい、先方に言い出しにくくなったころです。
原因は、うっかりではありません。
予定と請求書が、別の場所に書かれていることです。
予定に書いた。だから、請求書はもうできている。
一度書いたものは、二度と打ちません。見積から入金まで、同じ現場が一本の線でつながります。
見積から入金まで、駅は4つです。
それぞれの画面を、同じ現場と同じ金額がそのまま流れていきます。途中で数字を打ち直す場面は、どこにもありません。
見積 — 手元の見積書を、そのまま取り込む
見積書(Excel/CSV)を取り込むと、現場名と明細がそのまま入ります。しかも検算つき。明細の合計が見積の金額と合わないときは、その場で警告が出ます。黙って間違った数字が先へ流れることはありません。
予定 — 金額は、現場のカードに乗って動く
取り込んだ見積は予定に紐づき、単価×数量の明細ごと現場カードに乗ります。当日増えた作業は、その場で予定に「追加作業」として足すだけ。足した瞬間に、月末の請求に載ることが決まります。思い出す仕事は、もうありません。
請求 — 締め日は、取引先ごとに覚えている
「20日締め・翌月末払い」「月末締め・翌々月10日払い」— 締め日と支払サイトは取引先ごとに設定でき、締めに合わせて対象の予定を自動で拾います。外注さんへの支払明細書も、同じ流れで作れます。
入金 — 未入金が、ひと目でわかる
請求書ごとに入金予定日を持ち、入金があったらチェック。未入金の請求は赤く残るので、月初にこの画面をひと目見れば、確かめる相手がわかります。消し込みの台帳を、別に作る必要はありません。
見積を取らない仕事は、駅の2つ目(予定)から乗ってください。予定に金額を入れるだけで、あとの流れは同じです。
月末の風景、これから。
月末にやることは、選ぶことだけ。
請求書は、かんたんなステップで進みます。数字を打つ場面はありません。
期間を選ぶ
「20日締め」の取引先なら、6月21日〜7月20日が自動で入ります。カレンダーとにらめっこする必要はありません。
6/21 〜 7/20(20日締め)請求先を選ぶ
その期間・その請求先の予定が、金額ごと自動で並びます。「請求したっけ?」と記憶をたどる工程そのものが、なくなります。
サンプル建設株式会社 — 3件・計358,000円できあがり
そのまま印刷(PDF)。宛名の正式社名と敬称(御中・様)は取引先ごとに登録してあるので、毎回打ち直しません。
宛名: サンプル建設株式会社 御中現場はA社、請求書はB社へ。
工事の現場は◯◯工務店の下でも、請求書の宛先は親会社や管理会社に — そんな出し分けが、予定ごとに設定できます。「現場の顔」と「請求書の宛先」が違う仕事、ありますよね。
外注さんへの支払明細書も、同じ流れで。
もらう側の請求書だけではありません。外注さんに渡す支払明細書も、予定に入っている現場と金額から同じステップで作れます。月末の紙仕事は、この画面でまとめて終わります。
送って終わり、にしません。
請求書ごとに入金予定日を持っています。入金があったらチェック。未入金は赤いまま残ります。
上の画面なら、6月30日が入金予定だった◇◇工業に気づけます。通帳とにらめっこして「どれが入って、どれが入っていないか」を探す作業は、赤い印を見る仕事に変わります。
売上と粗利は、打つものではなく、集計されるもの。
予定に金額が乗っているので、今月の売上・粗利・費用の内訳は自動で集計されます。月末に電卓を叩く仕事は、ここにもありません。
人件費は、半日単位の本気の計算です。
午前と午後で違う現場に入った人の費用は、半日ずつそれぞれの現場に振り分けます。どんぶり勘定の「それらしい数字」にはしません。
元請けごと・日ごとの数字が残るから、「あの元請けの仕事、実は割に合っていたのか」が、感覚ではなく数字で言えるようになります。
金額は、見せたい人にだけ。
現場の方の画面には、金額・売上・請求は一切出ません。隠してあるのではなく、欄そのものがありません。
金額は、カレンダーにも作業指示書にも絶対に載せません。これは設定ではなく、開発元の決まりごとです。職人さんのカレンダーにも、現場に持っていく指示書にも、金額が紛れ込む道を最初からふさいで作ってあります。
よくいただく不安、2つ。
Q1. いまの請求書と様式が違うと、取引先に出しにくいのですが。
請求書はそのまま印刷(PDF)して出せる形で仕上がります。宛名は取引先ごとに正式社名と敬称(御中・様)を登録できるので、「(株)を株式会社に直す」ような毎回の手直しもありません。
取引先から様式の細かい指定を受けている場合は、できあがる請求書の実物を無料デモでご確認ください。お手元の請求書と見比べていただくのがいちばん早いです。
Q2. 手で確かめないぶん、数字を間違えそうで怖いのですが。
間違いが入りやすい場所を、仕組みでふさいであります。見積書の取り込みには検算がついていて、明細の合計が見積の金額と合わないときはその場で警告します。黙って間違えることはありません。
予定から請求書への流れに手打ちはないので、写し間違いも起きません。当日増えた作業も、予定に「追加作業」として足した時点で請求に載ることが決まります。最後に人の目で確かめるのは、できあがった請求書の1枚だけです。
次の締め日を、数分で終わらせませんか。
お手元の見積書と請求書を思い浮かべながら、実物の画面をご覧ください。
「うちの請求の流れで回るか」——その目で確かめていただくのが、いちばん早いです。
無理な営業のお電話はいたしません。